Regulamin Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki techniczne świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego FakturaProsto, dostępnego pod adresem internetowym https://fakturaprosto.pl.

2. Operatorem Serwisu i Usługodawcą jest:

MICHAŁ WYCZAŁEK-JAGIEŁŁO GEOMATIC

Forma prawna: Jednoosobowa działalność gospodarcza

Adres: ul. Ogórkowa 63S, 04-998 Warszawa, Polska

NIP: 7831574888

Adres poczty elektronicznej do kontaktu: faktura.prosto@gmail.com

Adres poczty elektronicznej ds. wsparcia i reklamacji: faktura.prosto@gmail.com

3. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie każdemu Użytkownikowi przed zawarciem umowy pod adresem https://fakturaprosto.pl/regulamin w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtworzenie, utrwalenie oraz wydrukowanie.

4. Korzystanie z Serwisu wymaga zapoznania się z treścią Regulaminu i jego akceptacji w procesie rejestracji konta lub składania oświadczenia woli.

Ilekroć w niniejszym Regulaminie użyto poniższych określeń, należy je rozumieć następująco:

1. Operator / Usługodawca — podmiot wskazany w § 1 ust. 2 Regulaminu.

2. Serwis / Aplikacja — platforma oprogramowania jako usługa (SaaS) działająca pod domeną https://fakturaprosto.pl.

3. Użytkownik — osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu.

4. Klient — Użytkownik prowadzący działalność gospodarczą, który utworzył Profil Firmy w Serwisie.

5. Konto — przypisany do adresu e-mail Użytkownika zbiór zasobów i uprawnień w systemie teleinformatycznym Operatora.

6. Właściciel Konta — Użytkownik, który założył konto firmowe i posiada pełne uprawnienia administracyjne.

7. Członek Zespołu — Użytkownik zaproszony przez Właściciela Konta (np. pracownik, księgowa, audytor) o określonym zakresie uprawnień.

8. Konsument — osoba fizyczna dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

9. Przedsiębiorca na prawach konsumenta (PNPK) — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385[5] KC oraz art. 38a ustawy o prawach konsumenta).

10. KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług.

1. Prawidłowe korzystanie z Serwisu wymaga:

a) urządzenia końcowego z dostępem do sieci Internet (komputer, tablet, smartfon),

b) aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Edge, Opera) z włączoną obsługą JavaScript oraz technologii Web Crypto API,

c) aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail),

d) włączonej obsługi niezbędnych plików cookies (szczegółowo opisanych w Polityce Cookies).

2. Transmisja danych pomiędzy przeglądarką Użytkownika a serwerami Serwisu jest zabezpieczona protokołem szyfrującym TLS (HTTPS).

3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowości wynikające z niespełnienia wymagań technicznych przez urządzenie Użytkownika lub korzystania z nieaktualnego oprogramowania.

1. Zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (prowadzenie Konta) następuje z chwilą ukończenia procedury rejestracji w Serwisie i akceptacji niniejszego Regulaminu.

2. W procesie rejestracji Użytkownik zobowiązany jest do:

a) podania prawdziwego i aktualnego adresu e-mail,

b) ustalenia silnego hasła spełniającego kryteria bezpieczeństwa (min. 8 znaków),

c) złożenia dobrowolnego oświadczenia o akceptacji Regulaminu poprzez zaznaczenie niezaznaczonego domyślnie pola wyboru (checkbox).

3. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do założenia Konta i świadczenia Usługi.

4. Z chwilą utworzenia Konta firmowego i wprowadzenia danych kontrahentów dochodzi do zawarcia Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), której treść stanowi odrębny dokument dostępny na stronie https://fakturaprosto.pl/powierzenie-danych.

1. Operator udostępnia Użytkownikom za pośrednictwem Serwisu następujące narzędzia:

a) wystawianie, ewidencjonowanie i edycja faktur sprzedaży (VAT, bez VAT, proforma, zaliczkowe, korygujące),

b) wystawianie faktur w walutach obcych z automatycznym przeliczaniem kursów średnich NBP zgodnie z art. 31a ustawy o VAT,

c) rejestrowanie kontrahentów krajowych (weryfikacja w rejestrze GUS BIR 1.1) oraz zagranicznych (sprawdzenie formatu VAT UE, opcjonalne zapytanie do VIES na żądanie Użytkownika, TIN spoza UE),

d) generowanie plików dokumentów w formacie PDF, ustrukturyzowanych XML FA(3) oraz eksportów zestawień faktur (CSV, JSON, XLSX),

e) moduł pracy wieloużytkownikowej w ramach jednej firmy (zapraszanie członków zespołu, nadawanie ról: Właściciel, Księgowa, Pracownik, Podgląd),

f) integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) — generowanie struktur FA(3), odbiór UPO i podgląd statusów (w trybie testowym lub produkcyjnym zgodnie z konfiguracją Użytkownika),

g) rejestracja wpłat oraz trwały dziennik audytu operacji (Audit Log).

2. Plany taryfowe i zasady odpłatności:

a) Plan Free (Darmowy):

• Umożliwia bezpłatne wystawienie do 5 faktur sprzedaży w każdym miesiącu kalendarzowym.

• Limit jest wspólny dla firm należących do właściciela Konta i dotyczy wystawionych faktur sprzedaży; szkice i proformy nie wykorzystują tego limitu.

• Korzystanie z Planu Free nie wymaga podawania danych karty płatniczej ani ponoszenia opłat.

• KSeF po konfiguracji, dane GUS, PDF/XML, eksporty i współpraca z zespołem są dostępne również w Planie Free, zgodnie z uprawnieniami Użytkownika i możliwościami danego modułu.

b) Plan Pro (Subskrypcyjny - nielimitowany):

• Znosi miesięczny limit 5 wystawionych faktur sprzedaży. KSeF, PDF/XML, eksporty i zespół działają na tych samych zasadach jak w Planie Free; integracje wymagają konfiguracji i odpowiednich uprawnień.

• Cennik:

Subskrypcja miesięczna*: 7,00 zł brutto za każdy miesiąc rozliczeniowy.

Subskrypcja roczna*: 59,00 zł brutto za każdy rok rozliczeniowy (stanowiąca równowartość ok. 4,92 zł brutto miesięcznie).

• Wszystkie podane ceny są cenami brutto (zawierają należny podatek od towarów i usług).

3. Zasady subskrypcji i automatycznego odnawiania (zgodność z UOKiK):

a) Płatności subskrypcyjne obsługiwane są bezgotówkowo przez certyfikowanego dostawcę usług płatniczych Stripe Inc.

b) Subskrypcja Planu Pro odnawia się w sposób automatyczny na kolejny tożsamy okres rozliczeniowy (odpowiednio miesiąc lub rok) w dniu przypadającym na koniec bieżącego okresu, z zachowaniem tej samej ceny, chyba że Użytkownik zrezygnuje z subskrypcji przed upływem okresu rozliczeniowego.

c) 1-Click Cancel (Łatwa rezygnacja): Użytkownik może w dowolnej chwili i bez podawania jakichkolwiek przyczyn wyłączyć automatyczne odnawianie subskrypcji bezpośrednio w Serwisie (Ustawienia → Subskrypcja → Zarządzaj subskrypcją / Anuluj) lub z poziomu dedykowanego portalu klienta Stripe.

d) Po wyłączeniu odnowienia subskrypcji Użytkownik zachowuje dostęp do Planu Pro do końca opłaconego okresu. Po tym czasie Konto przechodzi do Planu Free. Usunięcie Konta jest odrębną operacją: najpierw anuluje subskrypcje, a po potwierdzeniu usuwa Konto i dostęp do danych. Przed usunięciem należy pobrać potrzebne dokumenty.

e) Wszelkie zmiany cennika wymagają powiadomienia Użytkownika drogą e-mail z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana cen nie dotyczy okresu już opłaconego.

f) Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta (PNPK) ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny, składając oświadczenie na adres faktura.prosto@gmail.com, chyba że przed upływem tego terminu zażądał rozpoczęcia świadczenia usługi i przyjął do wiadomości utratę prawa do odstąpienia po jej całkowitym wykonaniu.

1. Obowiązki Użytkownika:

a) Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu zgodnie z przepisami prawa, dobrymi obyczajami oraz niniejszym Regulaminem.

b) Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość merytoryczną, podatkową i rachunkową danych wprowadzanych do faktur, dobór stawek podatku VAT, weryfikację kontrahentów oraz terminowość rozliczeń z organami skarbowymi.

c) Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, naruszających prawa osób trzecich, złośliwego oprogramowania lub podejmowanie prób nieautoryzowanego dostępu do infrastruktury Serwisu.

2. Obowiązki i odpowiedzialność Operatora:

a) Operator dokłada należytej staranności zawodowej w celu zapewnienia ciągłego, bezpiecznego i stabilnego działania Serwisu.

b) Zastrzeżenie rzetelności (brak fałszywych obietnic): Operator nie gwarantuje 100% bezawaryjności działania systemów teleinformatycznych ani bezbłędności działania zewnętrznych rejestrów publicznych.

c) Operator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub ograniczenia w działaniu Serwisu spowodowane:

• działaniem siły wyższej (np. klęski żywiołowe, pożary, działania wojenne),

• awariami lub opóźnieniami leżącymi po stronie zewnętrznych dostawców usług telekomunikacyjnych lub sieci energetycznych,

• awariami, przerwami technicznymi lub zmianami w API zewnętrznych organów państwowych (w szczególności bramek Krajowego Systemu e-Faktur Ministerstwa Finansów, bazy REGON Głównego Urzędu Statystycznego czy Narodowego Banku Polskiego),

• nieprawidłowym korzystaniem z Serwisu przez Użytkownika lub ujawnieniem hasła osobom trzecim z winy Użytkownika.

d) W relacjach z Klientami niebędącymi Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta (czyste B2B):

• odpowiedzialność Operatora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest ograniczona do rzeczywistej szkody (z wyłączeniem utraconych korzyści — lucrum cessans),

• łączna odpowiedzialność Operatora wobec Klienta B2B ograniczona jest do kwoty opłat uiszczonych przez Klienta w okresie ostatnich 12 miesięcy (a w przypadku usług bezpłatnych — do kwoty 500 PLN).

e) Powyższe ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie oraz do roszczeń Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta w zakresie, w jakim bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie zezwalają na ograniczenie odpowiedzialności.

1. Operator ma prawo do przeprowadzania planowanych prac konserwacyjnych, modernizacyjnych i aktualizacji Serwisu.

2. Operator dokłada starań, aby planowane prace konserwacyjne skutkujące niedostępnością Serwisu były przeprowadzane w godzinach najmniejszego natężenia ruchu (w godzinach nocnych lub w dni ustawowo wolne od pracy).

3. O planowanych przerwach trwających dłużej niż 2 godziny Operator informuje Użytkowników z wyprzedzeniem za pośrednictwem komunikatu w Serwisie lub drogą e-mail.

4. Wsparcie techniczne świadczone jest drogą elektroniczną pod adresem faktura.prosto@gmail.com w dni robocze.

1. Użytkownik ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej działania Serwisu.

2. Reklamację można złożyć drogą elektroniczną na adres e-mail: faktura.prosto@gmail.com.

3. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać:

a) adres e-mail przypisany do Konta Użytkownika,

b) szczegółowy opis nieprawidłowości oraz datę jej wystąpienia,

c) oczekiwany sposób rozstrzygnięcia.

4. Operator rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

5. W przypadku Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta, brak odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni oznacza jej uznanie.

6. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest na adres e-mail, z którego nadesłano zgłoszenie.

1. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się wyłącznie do Użytkowników będących Konsumentami lub Przedsiębiorcami na prawach konsumenta (PNPK).

2. Zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta, Użytkownikowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia.

3. W celu skorzystania z prawa do odstąpienia, Użytkownik składa Operatorowi jednoznaczne oświadczenie (np. wysyłając e-mail na adres faktura.prosto@gmail.com). Użytkownik może skorzystać z ustawowego wzoru formularza odstąpienia od umowy, jednak nie jest to obowiązkowe.

4. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

5. W przypadku usług bezpłatnych odstąpienie od umowy jest tożsame z żądaniem usunięcia Konta.

6. Jeżeli w przypadku usług płatnych Użytkownik zażądał rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem 14-dniowego terminu do odstąpienia od umowy i przyjął do wiadomości utratę prawa odstąpienia z chwilą pełnego wykonania usługi (art. 38 pkt 1 lub pkt 13 ustawy o prawach konsumenta), prawo odstąpienia wygasa z tą chwilą. Operator nie stosuje klauzul automatycznego zrzeczenia się praw bez wyraźnej, uprzedniej zgody Użytkownika.

1. Użytkownik może w dowolnym momencie, bez podania przyczyn i bez ponoszenia kosztów, rozwiązać umowę i usunąć swoje Konto z poziomu panelu Ustawień Konta (Ustawienia → Bezpieczeństwo i Sesje → Usuń konto).

2. Przed usunięciem Konta Użytkownik powinien pobrać potrzebne dokumenty PDF, dostępne pliki XML i UPO oraz eksporty zestawień faktur (CSV, JSON, XLSX). Eksport danych w Ustawieniach obejmuje profil, firmy i historię zgód; nie jest kompletnym archiwum dokumentów. Dostępne eksporty i pliki pobiera się z odpowiednich modułów Serwisu.

3. Operator ma prawo zawiesić dostęp do Konta lub rozwiązać umowę z Użytkownikiem z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn, takich jak:

a) rażące naruszenie postanowień Regulaminu lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

b) wykorzystywanie Serwisu do dystrybucji złośliwego oprogramowania, spamu lub prowadzenia działalności przestępczej,

c) podejmowanie działań zagrażających bezpieczeństwu infrastruktury teleinformatycznej lub integralności danych innych Użytkowników.

4. W przypadkach niecierpiących zwłoki (np. aktywny atak na Serwis) Operator ma prawo natychmiast zablokować dostęp do Konta, powiadamiając Użytkownika drogą e-mail wraz z uzasadnieniem i informacją o procedurze odwoławczej.

5. Użytkownik ma prawo złożyć odwołanie od decyzji o zawieszeniu na adres faktura.prosto@gmail.com. Odwołanie jest rozpatrywane w terminie 7 dni roboczych.

1. Operator może zmienić niniejszy Regulamin wyłącznie z ważnych przyczyn prawnych lub technicznych, takich jak:

a) zmiana przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na treść Regulaminu lub świadczone Usługi,

b) wydanie orzeczenia sądu lub decyzji organu administracji państwowej nakazującej modyfikację określonych postanowień,

c) wdrożenie nowych funkcji technicznych, integracji lub modyfikacja istniejących funkcjonalności,

d) zmiana warunków technicznych lub organizacyjnych świadczenia Usług (np. zmiana dostawców infrastruktury chmurowej).

2. O każdej planowanej zmianie Regulaminu Użytkownicy posiadający Konto zostaną powiadomieni z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz komunikatu wewnątrz Aplikacji.

3. Użytkownik, który nie akceptuje proponowanych zmian, ma prawo wypowiedzieć umowę i usunąć Konto przed wejściem w życie nowego Regulaminu.

4. Korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian i ich formalnym zatwierdzeniu oznacza kontynuację korzystania na nowych warunkach.

1. Prawem właściwym dla umów zawieranych na podstawie niniejszego Regulaminu jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.

2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta, ustawy o podatku od towarów i usług oraz RODO.

3. Spory powstałe pomiędzy Operatorem a Klientem niebędącym Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta podlegają rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Operatora.

4. W przypadku Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta spory rozstrzygane są przez właściwy sąd powszechny zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Konsument ma także możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń (np. za pośrednictwem platformy ODR pod adresem http://ec.europa.eu/consumers/odr).

5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 7 października 2026 r..