Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych

Dla pełnej przejrzystości wskazujemy, w jakich rolach występujemy w odniesieniu do poszczególnych kategorii danych:

1. Operator jako Administrator Danych Osobowych (ADO):

Jesteśmy Administratorem w odniesieniu do danych osób rejestrujących Konto w Serwisie, danych Użytkowników, osób kontaktujących się z nami, danych rozliczeniowych i podatkowych związanych z prowadzeniem Konta oraz danych telemetrycznych/bezpieczeństwa (logi serwera, stemplowanie zgód).

Dane Administratora:

MICHAŁ WYCZAŁEK-JAGIEŁŁO GEOMATIC, ul. Ogórkowa 63S, 04-998 Warszawa, NIP: 7831574888.

Kontakt w sprawach prywatności: faktura.prosto@gmail.com.

2. Operator jako Podmiot Przetwarzający (Procesor):

W odniesieniu do danych osobowych kontrahentów, nabywców, dostawców i innych osób trzecich wprowadzanych przez Klienta do wystawianych faktur, dokumentów i bazy kontrahentów w Serwisie — to Klient jest Administratorem Danych, a my przetwarzamy te dane wyłącznie na zlecenie Klienta na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO. Warunki powierzenia są publicznie dostępne pod adresem https://fakturaprosto.pl/powierzenie-danych.

Przetwarzamy dane osobowe Użytkowników wyłącznie w uzasadnionych celach i w oparciu o właściwe podstawy prawne z art. 6 ust. 1 RODO:

Tag Google jest pobierany dopiero po udzieleniu zgody analitycznej. Integracja GA4 obejmuje wyłącznie dozwolone strony publiczne, np. stronę główną, ofertę i materiały informacyjne. Mierzy także kliknięcia prowadzące z tych stron do rejestracji (registration_click) lub demo (demo_click). Oznaczają one zainteresowanie, a nie ukończenie rejestracji, utworzenie konta ani zakup. Nie wysyła odsłon panelu, stron logowania, ekranu rejestracji, konta ani innych stron prywatnych. Nie przekazujemy do GA4 treści formularzy, faktur, danych kontrahentów, adresów e-mail, NIP-ów, kwot ani identyfikatorów kont. Adres publicznej strony jest wysyłany bez części po znaku „?” i „#”, a adres odsyłający wyłącznie jako protokół i domena, bez ścieżki, parametrów i fragmentu. Połączenie z Google ujawnia dostawcy dane sieciowe niezbędne do jego obsługi; nie określamy tego pomiaru jako anonimowego. Google Signals, personalizacja reklam i zgody reklamowe są wyłączone.

Poniżej opisujemy faktyczny cykl danych w aplikacji oraz odrębne systemy rozliczeń i kopii zapasowych:

1. Dane Konta Użytkownika: Przechowywane w aktywnej bazie przez czas posiadania Konta. Potwierdzone usunięcie Konta usuwa jego dane oraz powiązane sesje z aktywnej bazy. Nie tworzymy przy tej operacji osobnego archiwum Konta.

2. Faktury i dokumentacja księgowa Klienta: Dokumenty przypisane do usuwanego Konta są usuwane z aktywnej bazy wraz z Kontem. Przed usunięciem wyeksportuj faktury i pozostałe potrzebne dokumenty. To Klient zapewnia zachowanie dokumentacji wymaganej dla własnych rozliczeń; Konto nie jest usługą gwarantującą archiwizację po jego zamknięciu. Usunięcie Konta nie usuwa dokumentów już przyjętych przez KSeF.

3. Dziennik audytu dokumentów (Audit Log): Wpisy przypisane do Konta są usuwane razem z nim. Logi infrastruktury hostingowej są odrębne od tego dziennika, a ich rotacja zależy od konfiguracji dostawcy.

4. Rejestr zgód prawnych i akceptacji regulaminu: Przechowywany w aktywnej bazie podczas posiadania Konta i usuwany wraz z Kontem. Aplikacja nie utrzymuje osobnego rejestru zgód po usunięciu Konta.

5. Kopie zapasowe (backupy bazy danych): Usunięcie z aktywnej bazy nie modyfikuje wcześniej wykonanych kopii. Dane mogą w nich pozostać do wygaśnięcia skonfigurowanej retencji. Okres i wykonywanie kopii zależą od wdrożonej konfiguracji Operatora i dostawcy; aplikacja nie narzuca automatycznego terminu 30 ani 60 dni. Kopie służą odzyskiwaniu po awarii, a nie dalszemu korzystaniu z usuniętego Konta.

6. Rozliczenia z Operatorem: Historia płatności i wymagane dokumenty dotyczące zakupu usługi mogą pozostawać w systemie płatniczym Stripe lub w dokumentacji Operatora niezależnie od usunięcia Konta. Usunięcie Konta zatrzymuje jego subskrypcje; nie oznacza usunięcia historycznych rozliczeń u dostawcy płatności.

7. Wycofanie zgody marketingowej: Dane przetwarzane na podstawie zgody są usuwane lub zaprzestajemy ich przetwarzania w tym celu niezwłocznie po wycofaniu zgody.

8. Opcjonalny własny pomiar pilota i wydajności: Identyfikator przeglądarki, etapy i próbki wydajności wygasają najpóźniej 30 dni po utworzeniu identyfikatora. Wycofanie zgody usuwa etapy, próbki i cookie tej przeglądarki. Do końca pierwotnego terminu pozostaje wyłącznie HMAC oraz znacznik wycofania i data wygaśnięcia, aby zatrzymać zapisy już będące w trakcie przetwarzania. Dane nie są powiązane z Kontem; użycie innego urządzenia lub samodzielne usunięcie cookie uniemożliwia powiązanie poprzednich pomiarów, które wygasną automatycznie. Pomiar nie obejmuje wszystkich użytkowników i może pozostawać wyłączony przez Operatora.

10. Diagnostyka i zgłoszenia w aplikacji: Zdarzenia diagnostyczne są przechowywane przez 30 dni, a zgłoszenia użytkowników przez 90 dni od zapisu, również gdy w tym czasie zamkną Konto. Zgłoszenie można wskazać numerem w kontakcie z Operatorem. Wygaśnięcie jest egzekwowane przy odczycie; fizyczne usuwanie wykonuje mechanizm TTL bazy danych. Ustawienia kolorów i rodzaju wykresu są zapisywane lokalnie w przeglądarce jako preferencje interfejsu.

9. Google Analytics 4: Pliki cookies GA4 w przeglądarce mają czas życia do 30 dni, bez automatycznego odnawiania terminu przy kolejnych odsłonach. Jest to czas życia identyfikatorów w urządzeniu, a nie termin usunięcia danych na serwerach Google. Retencja danych na poziomie użytkownika i zdarzenia jest odrębnym ustawieniem usługi GA4 zarządzanym w panelu Google Analytics; zalecamy Operatorowi ustawienie 2 miesięcy i wyłączenie resetowania przy nowej aktywności. Kod strony nie ustawia ani nie potwierdza tej konfiguracji. Ustawienie to nie określa czasu przechowywania wszystkich zbiorczych raportów. Wycofanie zgody blokuje kolejne zdarzenia GA4 i usuwa cookies GA4 z tej przeglądarki, lecz nie usuwa automatycznie historycznych danych już przesłanych do Google. W sprawie realizacji praw dotyczących tych danych skontaktuj się z Operatorem pod adresem faktura.prosto@gmail.com.

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom trzecim współpracującym z nami wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi:

a) Dostawca bazy danych w chmurze: MongoDB Inc. (usługa MongoDB Atlas) — przechowywanie zaszyfrowanych danych w chmurze.

b) Dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej: cyber_Folks S.A. (serwery w Polsce) oraz Netlify Inc. (serwery aplikacyjne i routing sieciowy).

c) Dostawca wysyłki poczty elektronicznej: Resend Inc. lub operator własnego serwera pocztowego SMTP — doręczanie powiadomień i faktur PDF.

d) Dostawca obsługi płatności i subskrypcji: Stripe Inc. / Stripe Payments Europe, Ltd. — bezpieczne przetwarzanie płatności bezgotówkowych i transakcji subskrypcyjnych.

e) Dostawca opcjonalnych statystyk stron publicznych: Google Ireland Limited / Google LLC — Google Analytics 4, wyłącznie po zgodzie analitycznej, w zakresie opisanym powyżej. Google nie otrzymuje w tej integracji powierzonych danych księgowych Klienta.

2. Pełny, stale aktualizowany wykaz podwykonawców wraz z lokalizacją danych i mechanizmami prawnymi dostępny jest pod adresem https://fakturaprosto.pl/podwykonawcy.

3. Ponadto dane mogą być przekazywane uprawnionym organom państwowym (np. Urzędy Skarbowe, sądy, organy ścigania) wyłącznie na podstawie wyraźnego i wiążącego żądania opartego o właściwe przepisy prawa.

4. Integracje z systemami publicznymi:

• W przypadku wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dane faktury przekazywane są do serwerów Ministerstwa Finansów, które staje się odrębnym publicznym administratorem danych.

• W przypadku wyszukiwania kontrahenta po numerze NIP, zapytanie kierowane jest do bazy GUS REGON (Główny Urząd Statystyczny).

1. Część naszych dostawców technologicznych posiada siedzibę lub infrastrukturę poza terytorium EOG (w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki):

• MongoDB Inc. (USA),

• Netlify Inc. (USA),

• Resend Inc. (USA),

• Stripe Inc. (USA / Irlandia),

• Google Ireland Limited / Google LLC (Irlandia / USA) — opcjonalne statystyki publicznych stron.

2. Transfery poza EOG wymagają podstawy zgodnej z Rozdziałem V RODO. Mechanizmy wskazywane w warunkach naszych dostawców obejmują, zależnie od podmiotu odbierającego i zakresu usługi:

a) Decyzję wykonawczą Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. dotyczącą ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework — DPF), w zakresie objętym ważną certyfikacją odbiorcy,

b) Standardowe Klauzule Umowne (SCC) przyjęte przez Komisję Europejską na mocy decyzji wykonawczej (UE) 2021/914 i przewidziane w warunkach przetwarzania danych dostawcy.

3. W przypadku Google Analytics zakres i warunki transferów opisują warunki przetwarzania danych Google (https://business.safety.google/adsprocessorterms/) oraz informacje Google o mechanizmach transferu (https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl). Mogą one obejmować DPF lub SCC, zależnie od podmiotu odbierającego i zakresu usługi.

4. Transmisja danych jest szyfrowana w tranzycie (TLS 1.2 / TLS 1.3) oraz w spoczynku (encryption at rest - AES-256 w MongoDB Atlas).

Każdej osobie, której dane przetwarzamy jako Administrator, przysługują następujące prawa wynikające z art. 15–22 RODO:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy dane, oraz otrzymania ich kopii.

2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (Użytkownik może samodzielnie edytować większość danych w Ustawieniach Konta).

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) — prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO. Zastrzeżenie prawne: Prawo to nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku podatkowo-rachunkowego (np. obowiązkowe przechowywanie wystawionych faktur przez 5 lat na mocy ustawy o VAT) lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).

5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (JSON) lub żądania ich przesłania innemu administratorowi. Udostępniamy narzędzie bezpośredniego pobrania kopii danych w zakładce Ustawienia → Prywatność i zgody.

6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

7. Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — w odniesieniu do przetwarzania opartego na zgodzie (np. marketing e-mail, opcjonalne pliki cookies), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Każda osoba ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

www.uodo.gov.pl

W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt pod adresem: faktura.prosto@gmail.com. Wnioski rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca.

1. W Serwisie nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób w sposób w 100% zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

2. Kategoryczna zasada dotycząca Sztucznej Inteligencji (AI):

Serwis nie wykorzystuje danych wprowadzanych przez Użytkowników na faktury do trenowania zewnętrznych ani wewnętrznych modeli sztucznej inteligencji (LLM), ani nie przekazuje ich dostawcom technologii AI bez uprzedniej, odrębnej zgody i oceny prawnej.

3. Dane Użytkowników nie są wykorzystywane do budowania profili behawioralnych na potrzeby zewnętrznych sieci reklamowych.

Wdrażamy adekwatne środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO:

• haszowanie haseł algorytmem bcrypt (12 rund soli) z zabezpieczeniem przed atakami typu brute-force,

• szyfrowanie całej komunikacji sieciowej protokołem TLS z certyfikatem SSL,

• izolacja danych na poziomie zapytań bazodanowych (każde zapytanie filtruje po identyfikatorze firmy i użytkownika),

• weryfikacja uprawnień i ról (RBAC) po stronie serwera przy każdym wywołaniu API,

• trwały dziennik audytu rejestrujący tożsamość autora modyfikacji oraz porównanie starych i nowych wartości (Field Diff),

• maskowanie sekretów (hasła, tokeny KSeF, klucze sesji) w logach systemowych,

• zabezpieczenie przed współbieżnym nadpisaniem danych (Optimistic Concurrency Control — OCC).